Das Kanban-Board: Anleitung und Beispiele

In meinem Artikel über die Kanban-Methode habe ich bereits aufgezeigt, dass diese Methode ein effektives Werkzeug für die Organisation und Visualisierung von Arbeitsprozessen sowohl in Unternehmen als auch im persönlichen Bereich ist. Ein zentraler Bestandteil dieser Methode ist das Kanban-Board, das den Arbeitsfluss transparent macht und eine strukturierte Umsetzung von Aufgaben ermöglicht.

In diesem Artikel hier erkläre ich dir nun, wie das Kanban-Board genau funktioniert. Darüber hinaus gebe ich dir Beispiele und nützliche Tipps zur praktischen Anwendung des Kanban-Boards für dein Team oder dich als Einzelperson.

Was ist ein Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt der Kanban-Methode. Mit Hilfe des Kanban-Boards wird der Arbeitsfluss der einzelnen Elemente visualisiert. Es erfüllt somit also die erste der sechs Kernpraktiken.

Auf dem Board werden verschiedene Spalten dargestellt, welche die einzelnen Phasen des Arbeitsflusses repräsentieren. Die Aufgaben selbst werden in Form von Karten oder Post-it®-Zettel (oder andere selbstklebenden Zettel) von einer Phase zur nächsten bewegt. Damit lässt sich der Fortschritt jeder Aufgabe leicht erfassen und mögliche Engpässe werden schnell sichtbar.

Welche Spalten hat ein Kanban-Board?

Die Spalten auf dem Kanban-Board stellen die Phasen des Arbeitsprozesses dar. Die Kanban-Methode macht hier keine Vorgaben, wie viele Spalten es geben soll und auch nicht, wie diese benannt werden.

Sehr oft nutze ich die ganz einfache Variante mit drei Spalten (die Bezeichnung wird oft auch in Englisch angegeben):

• Geplant (To Do): Hier finden sich alle Aufgaben, die ich grundsätzlich plane, in einem festgelegten Intervall (z.B. innerhalb einer Woche) umzusetzen.
• In Arbeit (In Progress): Hier landen alle Aufgaben, die gerade bearbeitet werden.
• Fertig (Done): In dieser Spalte landen alle Aufgaben, die in dem festgelegten Intervall abgeschlossen wurden.

Beispiele für weitere Spalten, die ich oft z. B. in Software-Entwicklungsprojekten sehe:

• (Code-) Review: Zum Beispiel, wenn ein Vier-Augenprinzip unter den Entwicklern vereinbart wurde, um die Code-Qualität zu gewährleisten.
• Test (in unterschiedlichsten Abstufungen): In dieser Phase werden die Ergebnisse des jeweiligen Arbeitspaket getestet.
• On-Hold: Manchmal ist es sinnvoll, eine Spalte hinzuzufügen für Arbeitspakete, die aus irgendwelchen Gründen zwar angefangen, aber blockiert sind.

Je nach Komplexität des Prozesses können die Spalten jedoch beliebig erweitert bzw. umbenannt werden.

Die Anleitung: Wie funktioniert ein Kanban-Board?

Im Optimalfall wird das – zunächst leere – Kanban-Board an einer Stelle platziert, die für alle Teammitglieder gut erreichbar und sichtbar ist. Das Board wird in die Spalten eingeteilt, auf welche das Team sich für die Abarbeitung der Aufgaben zuvor geeinigt hat.

Ganz grob lässt sich der Ablauf in folgende Phasen unterteilen:

1. Planung: Alle Aufgaben (-Pakete), die innerhalb des nächsten Zeitraums umgesetzt werden sollen, werden einzeln auf Karten (oder Klebezettel) geschrieben und landen dann in der ersten Spalte des Boards. Im Optimalfall werden die Aufgaben zuvor priorisiert und die Karten dann in dieser priorisierten Reihenfolge in die Spalte gehängt (die wichtigsten nach oben).
2. Aufgabenbearbeitung: Die Abarbeitung der Aufgaben erfolgt nach dem Zieh-Prinzip. Du nimmst dir zur Bearbeitung einer Aufgabe die zugehörige Karte und bewegst sie in die nächste Spalte. Sobald diese Aufgabe im Prozess vorangekommen ist, wird sie in die entsprechende Spalte gezogen. Bleibt eine Karte sehr lange in einer Phase hängen, liegt hier möglicherweise ein Engpass vor.
3. Reflexion: Schaue möglichst täglich, in welcher Phase sich deine Aufgaben befinden und prüfe, ob du sie weiter bewegen kannst. Prüfe nach einem gegebenen Intervall (z.B. alle zwei Wochen), ob du das geschafft hast, was du dir eingangs vorgenommen hattest.

Wie arbeite ich mit den Kanban-Board im Team?

Kanban hat sich vor allem in der Arbeit in Teams bewährt. Das Board schafft eine große Transparenz unter den Teammitgliedern: Wer bearbeitet gerade welche Aufgabe? Welche Aufgaben warten vielleicht auf Zuarbeit? Wer benötigt Unterstützung?

Das Kanban-Board unterstützt euch dabei, wenn ihr als Team das gleiche Projektziel verfolgt. Die Aufgaben lassen sich effizient unter den Teammitgliedern aufteilen, so dass keine unnötige doppelte Bearbeitung erfolgen muss. Kurze regelmäßige (tägliche) Meetings dienen dazu, das Kanban-Board gemeinsam zu aktualisieren, Engpässe und aktuelle Blockaden zu identifizieren und sich direkt über Lösungen auszutauschen.

Kann ich auch als Einzelperson ein Kanban-Board nutzen?

Auf jeden Fall! Ein Kanban-Board ist nicht nur für Teams geeignet, sondern funktioniert auch hervorragend für Einzelpersonen. Du kannst mit dem Board deine persönlichen Aufgaben und Projekte verwalten – sowohl berufliche als auch private. Das Kanban-Board bietet dir dafür eine klare Struktur und hilft dir, den Fokus zu behalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kanban-Board und einer klassischen Todo-Liste?

Warum all der Terz mit diesem Kanban-Board? Könnte man nicht einfach eine normale Todo-Liste nutzen, um seine Arbeit zu organisieren?

Eine klassische Todo-Liste ist eine einfache Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sie bietet eine schnelle Möglichkeit, alle anstehenden Aufgaben aufzulisten und gibt dir einen Überblick über das, was erledigt werden muss. Todo-Listen sind also einfach zu erstellen und zu verwalten. Jedoch ist die Liste im Vergleich zum Kanban-Board sehr statisch und kann bei größeren Projekten schnell unübersichtlich werden.

Ein Kanban-Board hingegen ist eine visuelle Darstellung der Arbeitsabläufe, die aus Spalten und Karten besteht. Das heißt, das Board ermöglicht dir, den Fortschritt jeder Aufgabe leicht zu verfolgen und Engpässe oder Verzögerungen schnell zu erkennen. Darüber hinaus bietet das Kanban-Board auch mehr Flexibilität bei der Priorisierung und der Verwaltung der Aufgaben, da du die Karten einfach zwischen den Spalten verschieben kannst.

Welche Beispiele gibt es für Kanban-Boards?

Kanban-Boards können sehr unterschiedlich gestaltet und eingesetzt werden. einige Beispiele für Kanban-Boards sind:

• Nutzung eines Whiteboards oder einer (Schul-) Tafel
• Eine Wand, an der die Spalten mit Malerkreppband dargestellt werden.
• Fensterscheiben, an welche die Klebezettel mit den Aufgaben gehängt werden
• Nutzung von LEGO-Platten (z.B. je Phase eine andere Farbe) und farblich passenden Bausteinen.
• Einfach ein großes Blatt Papier, auf dem kleine Zettel immer weiter geschoben werden

Kann ich das Kanban-Board auch digital nutzen?

Selbstverständlich! In Zeiten von Digitalisierung, Homeoffice und New Work, bei dem die Teams verteilt in der Welt sind, haben sich verschiedene Online-Tools etabliert, mit denen das Arbeiten an einem gemeinsamen Kanban-Board möglich ist.

Diese Tools bieten oft zusätzliche Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Personen, Kommentare, Benachrichtigungen und Auswertungen.

6 Tipps für die Nutzung des Kanban-Boards

Es gibt wenig Vorgaben für die Nutzung eines Kanban-Boards. Folgende Tipps möchte ich dir dennoch an die Hand geben, da sie sich in der Praxis bewährt haben:

1. Nimm dir nicht zu viel vor und setze möglichst wenige Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung
2. Schneide die Arbeitspakete so, dass sie in sich abgeschlossen sind und klein genug, so dass sie in einem bis zwei Tagen umgesetzt werden können
3. Überprüfe und aktualisiere regelmäßig (am besten täglich) den Status der einzelnen Aufgaben. Hast du eine Aufgabe bereits angefangen, aber vergessen, sie weiterzuschieben? Ist eine Aufgabe eigentlich abgeschlossen, hängt aber noch in der Bearbeitungsspalte?
4. Definiere, woran du erkennst, dass die Aufgabe wirklich abgeschlossen ist – bzw. nach welche Kriterien du entscheidest, wann eine Karte (Aufgabe) in die nächste Phase wechselt.
5. Reflektiere regelmäßig deinen Prozess. Am besten definierst du hierfür ein bestimmtes Zeitintervall (z.B. ein bis zwei Wochen). Hast du alle Aufgaben erledigen können oder hast du dir doch zu viel vorgenommen? Hättest du noch Luft für weitere Aufgaben gehabt? Was lief gut, was könntest du in der nächsten Runde verbessern?
6. Erstelle die einen „Parkplatz“ (Backlog) mit Aufgaben, die dir zwischendurch noch einfallen oder die du auf jeden Fall noch benötigen wirst, aber nicht in diesem aktuellen Zeitintervall (Iteration). Du kannst diese Aufgaben dann bei Bedarf nachziehen, falls du schneller warst als geplant (aber erst, wenn alles andere erledigt ist oder auf Zuarbeit wartet).

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